Was ist HR-Datenintegration?

Datenintegration und -automatisierung stellen die nächste Welle zur Verbesserung der HR-Effizienz und Produktivität dar.

HR-Datenintegration definiert

Bei der Datenintegration im Kontext von HR-Anwendungen werden Stellen-, Kandidaten- und Mitarbeiterdaten automatisch zwischen HR-Anwendungen ausgetauscht oder Daten aus verschiedenen Quellen in einer Datenbank zentralisiert.

Datenintegration und -automatisierung stellen die nächste Welle zur Verbesserung der HR-Effizienz und Produktivität dar. Mit der Datenintegration können sich HR-Fachleute auf strategische Fragen konzentrieren, die das Wachstum eines Unternehmens fördern - anstatt Zeit mit der manuellen doppelten Dateneingabe zwischen HR-Anwendungen zu verschwenden. Hier erfahren Sie, was Sie darüber wissen müssen, wie die HR-Datenintegration Ihrem Unternehmen helfen kann.

Datenintegration löst das große Problem mit HR-Anwendungen: getrennte Silos

HR-Fachleute lieben ihre Apps. Um Unternehmen zu führen und zu wachsen, benötigen Personalabteilungen Anwendungen für die Suche nach Kandidaten, die Rekrutierung, die Verwaltung von Mitarbeitern und die Bezahlung von Mitarbeitern. Die Zahl der Anwendungen steigt jedes Jahr, da Unternehmen alte Systeme ersetzen, mit verschiedenen Einheiten fusionieren und in verschiedenen Ländern tätig sind. "Im Durchschnitt haben große Personalabteilungen heute 11 Rekordsysteme", schreibt Josh Bersin für Human Resource Executive.

Während HR-Software die Produktivität verbessert, besteht das Hauptproblem des SaaS-Modells darin, dass die Daten in getrennten Silos in der Cloud gespeichert sind. Siloing bedeutet, dass Mitarbeiterdaten jedes Mal, wenn eine neue Einstellung hinzugefügt wird, manuell von Programm zu Programm neu eingegeben werden müssen. Das stellt eine ernsthafte Beeinträchtigung der Effizienz dar. Darüber hinaus müssen Mitarbeiterdaten in mehreren Programmen aktualisiert werden, wenn so etwas Einfaches wie eine Änderung der Privatadresse auftritt. Umfassende Berichte sind ebenfalls unmöglich, wenn eine Organisation nicht das gesamte Bild sehen kann.

Die HR-Datenintegration löst das Datensilo-Problem durch automatischen Datenaustausch zwischen Anwendungen.

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Wie Datenintegration für HR-Anwendungen funktioniert

Bei der HR-Datenintegration beinhalten die häufigsten Szenarien die gemeinsame Nutzung von Daten von einem Programm zum anderen. Jeder Arbeitsablauf, bei dem Ihr Team derzeit Papiere zwischen den Schreibtischen weitergibt oder Daten manuell von Bildschirm zu Bildschirm in HR-Anwendungen erneut eingibt, kann mit der automatischen Datenfreigabe rationalisiert werden. Sobald Mitarbeiterdaten in ein Programm eingegeben oder aktualisiert werden, erscheinen diese Mitarbeiterdaten automatisch in jeder verbundenen Anwendung, so dass Sie während Ihres gesamten HR-Workflows eine Kontinuität der Daten erhalten.

Es gibt immer mindestens zwei Seiten einer Datenintegration. Sie müssen Daten aus einer Quellanwendung ziehen und diese Daten in eine Zielanwendung schieben. Klingt einfach genug, nicht wahr?

Die Herausforderung besteht darin, dass keine zwei Software-Anwendungen ihre Datenbankfelder auf dieselbe Weise benennen und keine zwei Software-APIs die Daten gleich behandeln. Quelldaten müssen häufig transformiert und gemappt werden, um die einzigartigen Datenanforderungen einer Zielanwendung zu erfüllen. Bei der Integration neuer Mitarbeiter von Greenhouse bis ADP zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ist es beispielsweise von entscheidender Bedeutung zu wissen, dass die Daten im Feld "jobs.name" im auf das Feld "Job Title" im abbilden Greenhouse sollten ADP und dass "SSN" auf "Tax ID" abbildet.

Wenn man nun die Komplexität hinzufügt, die fast jede HR-Anwendung - als Funktion - den HR-Fachleuten die Möglichkeit bietet, benutzerdefinierte Felder zu erstellen, die einzigartig für ihr Unternehmen sind, können Sie verstehen, warum fast jede Integration ein gewisses Maß an Anpassung erfordert.

Vor Jahren war es für die Datenintegration erforderlich, dass ein internes IT-Team oder ein externes Team von Integrationsberatern benutzerdefinierte Skripte schreiben musste, um Daten aus einer Anwendung herauszuziehen und benutzerdefinierte Skripte zu schreiben, um die Daten in die andere Anwendung zu schieben. Dies war zeit- und ressourcenintensiv. Tatsächlich war die Datenintegration früher ein langsamer, schmerzhafter Prozess. Und wenn die API aktualisiert wurde oder jemand ein benutzerdefiniertes Feld in der Datenbank änderte, gingen Integrationsskripte kaputt.

Um die Integration von HR-Daten zu erleichtern, fügten die Experten des Unternehmens eine Middleware-Lösung Modulus Data hinzu, die das komplexe Daten-Mapping handhabt. Jetzt ziehen vorgefertigte Konnektoren Daten aus der Quellanwendung und die Middleware-Plattform mappt und transformiert die Daten unter Verwendung unbegrenzter Geschäftsregeln. Dann schiebt ein vorgefertigter Konnektor die Daten in die Zielanwendung.

Modulus DataDie Integrationsplattform als Servicelösung (iPaaS) von Flexspring wurde ausschließlich dafür konzipiert, die komplexen Anforderungen von HR-Software zu erfüllen und die Integration zu beschleunigen. Mit vorgefertigten Konnektoren und der Flexspring iPaaS sind Datenintegrationen, die früher sechs Monate dauerten, jetzt routinemäßig in sechs Wochen abgeschlossen.

Modulus Data hat Pionierarbeit für einen Datenintegrationsansatz geleistet, der sowohl schlüsselfertige als auch kundenspezifische Konnektoren bietet. Schlüsselfertige Konnektoren funktionieren direkt nach dem Auspacken für einen Standardsatz von Feldern. Kundenspezifische Konnektoren können modifiziert werden, um den individuellen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden und kundenspezifische Felder zu integrieren.

7 Vorteile der HR-Datenintegration

1. Eliminiert die zeitraubende, manuelle doppelte Dateneingabe zwischen HR-Anwendungen

Jeder Arbeitsablauf, bei dem Ihr Team derzeit Papiere zwischen den Schreibtischen weitergibt oder Daten manuell von Bildschirm zu Bildschirm in HR-Anwendungen erneut eingibt, kann mit automatischer Datenfreigabe rationalisiert werden.

Bei der Datenintegration werden Daten aus einer Quellanwendung automatisch mit einer Zielanwendung ausgetauscht. Sobald beispielsweise ein Einstellungsleiter den Einstellungsknopf in Ihrem ATS drückt, können alle Mitarbeiterdaten, die für die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung benötigt werden, an Ihre Gehaltsabrechnungs-App gesendet werden. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann sofort erfolgen, anstatt stundenlange manuelle doppelte Dateneingabe zu erfordern.

Abhängig von der Menge an Bewerberdaten und Mitarbeiterdatensätzen, die Ihr Unternehmen bearbeitet, können Datenintegrationen mehrere Arbeitstage pro Monat oder sogar mehrere Vollzeitmitarbeiter einsparen, die den Aufwand wert sind.

Darüber hinaus ist in einer von Coronaviren geplagten Welt das Letzte, wofür Ihre HR-Fachleute Zeit haben, die manuelle doppelte Dateneingabe.

2. Steigert die Produktivität und Effizienz

Durch die Datenintegration können sich HR-Fachleute auf die strategische Arbeit konzentrieren, mit der Ihr Unternehmen wächst.

Die Datenintegration in Echtzeit schafft zudem Datenkontinuität in Ihrem gesamten Unternehmen. Ihr HR-Team muss nicht mehr darauf warten, dass Datensätze eingegeben werden, oder sich bei anderen erkundigen, ob sie Berichte über aktualisierte Datensätze ausführen können.

Mit der HR-Datenintegration kann sich Ihr HR-Team auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.

"Die Greenhouse Predictive Index Integration von Modulus Data ist für uns ein Wendepunkt . Es hat das, was vorher ein 10-20-minütiger Prozess war, auf eine Minute reduziert. Mit dieser Integration sparen wir leicht 10 Stunden pro Woche für die Überprüfung der Kandidaten.

Jetzt können wir mehr Informationen sammeln, unseren Kandidatenpool erweitern und die Anzahl der Stellen erhöhen, auf deren Besetzung wir uns jede Woche konzentrieren können. Schon jetzt sehen wir, dass unsere Zeit für die Besetzung einer Position abnimmt.

Ganz einfach: Wenn Sie mehr als 10 Kandidaten pro Woche nach Predictive Index, schicken, werden Sie es merken. Wenn Sie mehr als 20 PIs pro Woche schicken, werden Sie sich ärgern, wenn Sie diese Integration nicht haben".

3. Reduziert manuelle Fehler

Die mühsame Neueingabe von Dutzenden von Datenfeldern von einer Anwendung in eine andere führt im Allgemeinen zu Tippfehlern und manuellen Dateneingabefehlern. Die Datenintegration reduziert manuelle Fehler erheblich.

Und in Fällen, in denen ein Fehler aufgetreten ist, kann eine Änderung in einem System die aktualisierte Korrektur kaskadenartig auf andere HR-Anwendungen übertragen, so dass Sie nicht mehr durch alle Ihre Systeme jagen müssen, um nach Fehlern zu suchen.

4. Verbessert die Moral

HR-Mitarbeiter arbeiten lieber an strategischen Dingen, die das Wachstum eines Unternehmens fördern, als an der manuellen Dateneingabe. Jeder ist froh, die mühsame Arbeit aufzugeben. Vor allem junge Arbeitnehmer fragen am schnellsten: "Kann das nicht der Computer für uns erledigen?

Mit der Datenintegration haben sie Recht.

"Die HCM-IntegrationModulus Datavon Taleo Enterprise in Oracle spart uns 20-40 Stunden pro Woche - im Wesentlichen eine Vollzeitbeschäftigung. Wir erhalten großartiges und sehr positives Feedback von den Personalvermittlern und aus den Betrieben. Sie müssen die Unterlagen nicht mehr anfassen oder mit Papierformularen für die manuelle Neueingabe jonglieren. Die Leute sind froh, die Plackerei aufzugeben. Man hat das Gefühl, dass diese Integration hier wirklich einen Unterschied macht".

5. Erhöht die Sicherheit

Die Datenintegration reduziert die Erstellung unnötiger Benutzerkonten, doppelter Mitarbeiterprofile und Personen, die mit der manuellen Dateneingabe befasst sind.

Mit der Datenintegration müssen weniger Personen Mitarbeiterdaten anfassen und weniger Personen sind vertraulichen Mitarbeiterdaten ausgesetzt, wodurch die Sicherheit erhöht wird.

Weitere Datenintegrationen aus Modulus Data speichern keine Mitarbeiterdaten. Sie leiten die Informationspakete einfach über sichere Verbindungen weiter. Tatsächlich Modulus Data ist sie von der AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) für den sicheren Umgang mit Daten als SOC-2-konform zertifiziert.

6. Verbessert die Geschäftskontinuität

Datenintegrationen nehmen niemals Urlaub oder benötigen einen Krankentag. Einmal aktiviert, arbeiten Datenintegrationen und Automatisierungen rund um die Uhr.

Bei so vielen Menschen, die fern von zu Hause aus arbeiten, stellt die Datenintegration sicher, dass die Arbeitnehmer stets Zugriff auf die aktuellsten Daten haben und Berichte, den Status eines Kandidaten oder eine Stellenausschreibung nicht in Frage stellen müssen.

7. Ermöglicht eine umfassende Berichterstattung

Aufgrund von Übernahmen, unterschiedlichen Standorten und Altsystemen verlassen sich viele Organisationen auf mehrere HR-Anwendungen, um ähnliche Aufgaben zu erledigen. Es kann für Führungskräfte unmöglich sein, das Gesamtbild ihrer Organisation zu sehen, ohne umfassende Berichte aus einem einheitlichen Datensatz zu erhalten.

Die Datenintegration ermöglicht es mehreren Anwendungen, zu einem einheitlichen Data Warehouse innerhalb eines Unternehmens beizutragen, so dass umfassende Berichtstools aktuelle und genaue Berichte liefern können.

Wie HR-Apps sich verbinden

Die Integration der meisten HR-Anwendungsdaten erfolgt über die API-zu-API-Integration über die Cloud, was einen Datenaustausch in nahezu Echtzeit ermöglicht. API-Verbindungen sind schnell und zuverlässig.

Allerdings haben nicht alle HR-Anwendungen APIs. Oder unterentwickelte APIs können derzeit nicht alle Datenfelder innerhalb einer Anwendung verarbeiten. In diesen Fällen exportieren und importieren geplante Dateiübertragungen Daten.

HR-Datenintegration konzentriert sich auf Anwendungsfälle

Da HR-Anwendungen so komplex sind und oft mehrere APIs zum Abrufen verschiedener Datensätze verwenden, konzentriert sich die moderne Datenintegration auf Anwendungsfälle. So sind z.B. bei der Übertragung von Personalabrechnungsdaten aus ADP dem NetSuite General Ledger ganz andere Daten erforderlich als bei der Aktualisierung von Mitarbeiterdaten aus ADP dem NetSuite General Ledger, die auch Adressänderungen beinhalten können.

Einige Datenintegrationen können bis zu 14 Felder umfassen. Andere umfassen 192 Felder. In jedem Fall ersparen das Daten-Mapping und die automatische gemeinsame Nutzung von Daten HR-Fachleuten die Zeit und die Sorge, Daten manuell in einer anderen Anwendung neu einzugeben.

Modulus Data hat ein Whitepaper der 60 beliebtesten Anwendungsfälle für Datenintegration erstellt, die Personalabteilungen zur Rationalisierung von HR-Prozessen verwenden. In diesem Whitepaper werden auch die populärsten Anwendungsfälle von Softwareanwendungen beschrieben. Sie können konkrete Anwendungsfälle sehen, wie verschiedene Unternehmen die Datenintegration zur Steigerung der Produktivität und Effizienz nutzen.

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YAN COURTOIS
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